Documentación final de obra y Libro del Edificio, definición y guía para la dirección facultativa

Qué significa la documentación final de obra en la práctica

La documentación final de obra es la memoria técnica del edificio entregado. Documenta lo que realmente se ha ejecutado, y no lo que estaba previsto: las modificaciones de obra, los pasos de instalaciones y los recorridos de redes se reflejan en los planos finales de obra (planos «as built»). Sin esta documentación, el propietario explota un edificio cuyo contenido exacto desconoce.

La documentación reúne varias familias de piezas: el proyecto con las modificaciones aprobadas y los planos finales (arquitectura, estructura, instalaciones, electricidad), las instrucciones de uso y mantenimiento de los equipos, las fichas técnicas y los protocolos de pruebas, los certificados de conformidad y las garantías de proveedores y fabricantes. Cada partida aporta su parte del expediente.

La documentación la elaboran las empresas de cada partida y después la recopila, la comprueba y la reúne la dirección facultativa, con ayuda, en su caso, de la coordinación de obra (OPC) o del jefe de obra. Se entrega al promotor en la recepción o en el plazo fijado en el contrato. Su entrega puede condicionar, según el contrato, la liberación de la retención de garantía.

Marco legal y contractual de la documentación final de obra

El artículo 7 de la LOE (Ley 38/1999, de 5 de noviembre, de Ordenación de la Edificación) regula la documentación de la obra ejecutada. Una vez finalizada la obra, el director de obra facilita al promotor el proyecto con las modificaciones debidamente aprobadas. A esa documentación se adjuntan, al menos, el acta de recepción, la relación de los agentes que han intervenido en el proceso de edificación y las instrucciones de uso y mantenimiento del edificio y sus instalaciones.

El conjunto de esa documentación constituye el Libro del Edificio, que se entrega a los usuarios finales. El contenido concreto que debe aportar cada empresa (planos finales, fichas técnicas, certificados, garantías) se precisa en el contrato de obra y en la normativa aplicable a cada instalación. No debe confundirse con el DIUO (dossier d'intervention ultérieure sur l'ouvrage), un documento francés ligado a la coordinación de seguridad y salud, que no tiene un equivalente directo con ese nombre en España.

La documentación final de obra también tiene un papel directo en caso de siniestro. El artículo 17 de la LOE establece plazos de responsabilidad de 1, 3 y 10 años desde la recepción: una documentación completa acredita lo que se ejecutó y permite situar las responsabilidades en un peritaje. Una documentación ausente o incompleta debilita tanto al promotor como a la dirección facultativa.

Cómo gestiona Builddar la documentación final de obra

Builddar es un software de seguimiento de obra y gestión de incidencias. Su gestión documental centraliza las piezas de la documentación final por partida y por versión: los planos finales, las instrucciones, las fichas técnicas y las garantías quedan vinculados a la obra correspondiente y con sello de fecha y hora. Cuando una empresa participa, sus intercambios siguen vinculados a los documentos afectados.

En el momento de la recepción, la documentación se compone a partir de elementos ya recopilados durante la obra, y no se reconstruye con prisas. Los datos se alojan en la Unión Europea. Precios de entrada públicos: desde 25 € + IVA por usuario y mes para los equipos, y desde 20 € + IVA por unidad para los promotores.