Cierre de incidencias: cómo funciona

¿Qué significa cerrar una incidencia?

La recepción la declara el promotor con o sin reservas. El seguimiento del cierre organiza después la verificación de las correcciones comunicadas, punto por punto.

Una incidencia no se cierra porque la empresa declare haberla corregido. Se cierra cuando la dirección facultativa vuelve a inspeccionar el lugar exacto, confirma la corrección y registra una prueba fechada. La observación inicial, el trabajo correctivo y la verificación deben permanecer vinculados en el historial del proyecto.

Ejemplo ilustrativo: de 80 incidencias, 60 pueden estar verificadas y cerradas mientras 20 siguen abiertas. El registro debe distinguir esas dos listas.

¿Cuál es el plazo para cerrar las incidencias?

El art. 6 de la LOE prevé que el acta de recepción haga constar el plazo en que deben quedar subsanados los defectos observados. Una vez subsanados, se hace constar en un acta aparte, firmada por quienes suscribieron la recepción.

Consigne la fecha acordada, el responsable y la siguiente acción. En caso de retraso, conserve los recordatorios y compruebe con las partes los trámites adecuados al contrato. No deduzca una retención o un pago del solo estado de una incidencia.

¿Qué pruebas se necesitan para cerrar una incidencia?

Un expediente útil vincula la incidencia inicial, la ubicación, las fotos disponibles, la intervención y el resultado del control. Identifique al autor y la fecha de cada etapa. La naturaleza de los justificantes depende del defecto y del control necesario.

Conserve también los puntos rechazados o que deben revisarse y el motivo. Una foto sola puede ser insuficiente para verificar una corrección; el expediente debe explicar el control realizado.

Esta cadena se conserva automáticamente. Cada incidencia consignada en obra lleva su ubicación, su partida, su foto y su plazo. Cuando la dirección facultativa la cierra, la foto de verificación y la marca de fecha y hora se unen a la misma ficha, de modo que el cierre queda trazado de principio a fin.

¿Qué es el acta de cierre de incidencias?

El registro o acta de cierre reúne las incidencias controladas, su referencia, la fecha, los justificantes y el resultado. Las partes afectadas acuerdan la formalización aplicable al expediente.

Este documento complementa el acta de recepción y conserva las incidencias que siguen abiertas. Su preparación no equivale a la liberación automática de una retención ni a la extinción de todas las garantías.

En Builddar, el acta de cierre de incidencias se genera a partir de los datos de incidencias actualizados, sin reescribir nada. Cada incidencia cerrada, su fecha y su foto de verificación alimentan directamente el documento, de modo que la prueba captada en obra es la prueba del acta firmada.

¿Qué comprobar antes de cerrar una incidencia?

Localice la incidencia inicial, su ubicación y las fotos previas a los trabajos. Pida a la empresa la fecha de corrección y los justificantes vinculados al mismo identificador.

Compare la prueba con el defecto señalado. Si no permite concluir, mantenga el punto abierto y organice el control necesario. Consigne quién lo verificó, cuándo y sobre qué base.

Comparta el listado de incidencias cerradas y de las que siguen abiertas. Conserve las piezas en el expediente en lugar de sustituir la incidencia inicial por una foto sin contexto.

Ejemplo comentado: una junta que repasar

Ejemplo ilustrativo: el punto R-017 se refiere a una junta discontinua en el baño de la vivienda A-204. La primera foto localiza el defecto. La partida y la empresa identifican al responsable; un plazo indica la corrección esperada.

Se añade una nueva foto tras la intervención. El seguimiento distingue «corrección declarada» y «corrección verificada». Si la foto no muestra la junta completa, sigue siendo necesaria una verificación adicional antes de validar.

El PDF siguiente ilustra la forma de presentar un expediente. Los nombres, referencias y datos son ejemplos; no se mide ningún resultado de cliente ni ahorro de tiempo.

¿Qué marco se aplica a la recepción y a las correcciones?

El art. 6 de la LOE regula la recepción de la obra, que el promotor acepta con o sin reservas y que se consigna en un acta firmada en la que se fija el plazo para subsanar los defectos observados. El art. 17 fija los plazos de responsabilidad (1 año para los acabados, 3 años para la habitabilidad y 10 años para los daños estructurales), que se cuentan desde la recepción sin reservas o desde la subsanación de estas. El seguimiento con software documenta estos pasos sin sustituir los acuerdos y las decisiones de las partes.