Gestión de incidencias tras la recepción
Las incidencias son los defectos consignados frente a las empresas en la recepción de la obra. Una vez firmada el acta de recepción, el acta fija el plazo en que deben subsanarse (art. 6 de la LOE), y los defectos de terminación o acabado quedan además cubiertos durante un año desde la recepción (art. 17). En ese plazo, la empresa debe corregir cada incidencia a su cargo. Cada corrección se verifica en obra y se cierra con un acta de cierre de incidencias. Las incidencias no cerradas a tiempo siguen siendo exigibles: requerimiento, retención de garantía o ejecución por un tercero a cargo de la empresa que incumple, según el contrato. Esta guía explica cómo se siguen las incidencias, qué plazos manejar y cómo hacer un seguimiento de la empresa que deja de responder.
¿Qué cubre la garantía de un año de la LOE y cuánto dura?
La LOE fija tres plazos de responsabilidad que se cuentan desde la recepción de la obra sin reservas o desde la subsanación de las reservas (art. 17). El primero es de un año: cubre los daños materiales por defectos de ejecución que afecten a elementos de terminación o acabado. Es el primero de los tres, antes de los 3 años de la habitabilidad y los 10 años de los daños estructurales.
El plazo es fijo: un año natural contado desde la fecha de recepción. Una incidencia consignada en la recepción y no cerrada en el plazo del acta no desaparece. La dirección facultativa conserva el derecho a exigirla, y el plazo de subsanación fijado en el acta sigue siendo la palanca más fuerte. Vincular cada incidencia a la fecha de recepción es preservar esa palanca.
Los defectos estéticos y funcionales de acabado entran en esta garantía de un año. Los defectos que comprometen la habitabilidad se rigen por el plazo de 3 años, y los que afectan a la estructura por el de 10 años (con el seguro decenal del art. 19 en los edificios de vivienda). Los tres plazos corren en paralelo desde la misma fecha de recepción.
¿Cómo seguir y cerrar las incidencias después de la recepción?
Una incidencia se cierra cuando el defecto se corrige, se verifica en obra y se consigna por escrito. El ciclo es constante: cada incidencia lleva una ubicación precisa, una descripción, una foto, la partida o el subcontratista responsable y una fecha límite. Cuando la empresa comunica la corrección, la dirección facultativa hace una nueva visita y después cierra la incidencia o la devuelve con un motivo.
El orden de las operaciones importa. Las incidencias se clasifican por partida y por responsable para que cada empresa vea solo sus puntos. Una incidencia sigue abierta mientras la nueva visita no haya confirmado la corrección: una declaración verbal de trabajos hechos no equivale a un cierre. La prueba de cada cierre es el acta de cierre de incidencias, fechada y firmada.
Este ciclo se gestiona desde la aplicación móvil de captura hasta el acta de cierre. Cada incidencia conserva su ubicación, su foto, su responsable y su estado. Las condiciones de acceso de las empresas se precisan en la oferta; el arquitecto vuelve a visitar la obra y firma el cierre. El historial completo (quién lo señaló, quién lo corrigió, quién lo verificó, con fecha y hora) queda unido a la obra.
¿Qué hacer cuando una empresa no cierra las incidencias?
Cuando una empresa no responde, el seguimiento es un procedimiento, no un conflicto. El primer paso es un recordatorio por escrito que cite las incidencias afectadas y sus plazos. Sin respuesta, la dirección facultativa envía un requerimiento fehaciente (por ejemplo, por burofax) que fije un plazo firme para ejecutar las correcciones.
Si el requerimiento no surte efecto, el promotor puede, según lo previsto en el contrato, retener la cantidad correspondiente del saldo pendiente o de la retención de garantía y encargar los trabajos a un tercero a cargo de la empresa que incumple. Cada paso se apoya en pruebas fechadas: cuándo se consignó la incidencia, cuándo se enviaron los recordatorios y qué no se hizo.
Cuando una empresa participa en el seguimiento digital, los recordatorios por correo electrónico y sus respuestas pueden quedar vinculados a la incidencia. La dirección facultativa mantiene, en paralelo, su propio seguimiento, que no depende de la conexión de la empresa.
¿Qué pruebas debe conservar el arquitecto durante el año de garantía?
El arquitecto debe conservar un registro completo y fechado de cada incidencia, desde la fecha de recepción hasta su cierre. Este registro sustenta la exigencia de subsanación y, más tarde, la defensa ante cualquier litigio sobre lo que se corrigió o no. La memoria y unas fotos dispersas no bastan; un diario con fecha y hora sí.
Cada incidencia necesita su origen (el acta de recepción o una comunicación escrita posterior), su ubicación y su foto, la partida responsable, los recordatorios enviados y el acta de cierre que la cerró. Las incidencias abiertas al final del año exigen un motivo documentado y los pasos de seguimiento ya realizados.
Este registro se conserva en un único lugar, alojado en la Unión Europea. La gestión documental archiva en la obra el acta de recepción, las actas de cierre y las fotos justificativas. La puesta en marcha de una plantilla de estudio se hace con el equipo durante la puesta en marcha, y la misma estructura se aplica a todas las obras del estudio.
Publicado por Builddar. Método editorial y correcciones